Personligt

Bättre BRF-möten

27 januari, 2011

Ikväll har jag varit på årsmöte i min nya bostadsrättsförening. Det var 48 närvarande av 190 i röstlängden. Enligt min erfarenhet är det ett ganska vanligt ratio. Trots att man som medlem i en Brf själv är ansvarig för sin investering, är det väldigt många som uteblir från årsstämman.

Det är synd, årsstämman är den enda möjligheten att påverka föreningens skötsel och framtid – indirekt den investering man har gjort när man köpt in sig i föreningen – om man inte är med i styrelsen. Ikväll kom jag fram till flera anledningar till varför det är så förbaskat tråkigt med årsstämmor. Har man varit på ett får man motivera sig ganska duktigt för att gå igen.

1. Målgruppsanpassning 1 – förutsättningar

Vid dagens möte gav ett snabbt överslag att samlingens medelålder var tämligen hög. Det var också oroväckande många som inte hörde vad som sades. Även om mötesordföranden hade mikrofon och basröst, så pratade han snabbt och sluddrigt och blandade skämt med allvar. Andra som talade hördes inte, det var godtyckligt vilka frågor och svar som upprepades, och inte säkert att de hördes ens då.

Åtgärd: tänk på allas tillgänglighet! Tala lite långsammare än vad som är bekvämt, var konsekvent i upprepande av både frågor och svar. Håll dig till ämnet och försäkra dig om att alla hör och förstår vad som sägs. Det sista inom rimlighetens gräns.

2. Målgruppsanpassning 2 – bakgrund och information

Alla på mötet kan inte hur en Brf fungerar. Alla på mötet vet inte vad som har hänt tidigare i föreningen. En hel del är nya medlemmar. Ge en kort bakgrundsinformation med tydligt fokus på att det ska förstås av de som är nya, eller hur beslutsgången/styrelsens sammansättning/etc är med samma fokus.

Risken är annars att en stor del medlemmar går hem igen och känner sig uteslutna. Den känslan är ingen vidare pepp för att engagera sig, eller åtminstone gå på nästa årsmöte. En annan risk är att de beslut som fattas riskerar att tas på felaktiga grunder, om man inte har rätt förförståelse.

En enkel men trevlig sak att börja med är om hela styrelsen kan presentera sig och hälsa välkommen till årsmötet, även om några ledamöter är avgående. Särskilt om man inte visar styrelsen på bild på till exempel hemsidan, ett namn är rätt svårt att ha koll på om man möter i tvättstugan.

3. Använd tiden med rätt fokus

Ja, det är aptråkigt med möten som drar ut på tiden. Men det är inte heller bra att jäkta igenom punkterna så att ingen riktigt hänger med. Använd tiden väl istället. Klipp i diskussioner som inte hör hemma på årsstämman, kom med konkreta lösningar att rösta om.

Det som oftast rusas igenom är årsredovisningen och revisionsberättelsen. Och ja, det är en rätt tråkig genomgång. Särskilt för alla medlemmar som inte förstår dem, och inte heller vågar fråga. Varför inte skicka ut årsredovisningen – som ska delas ut en viss tid före mötet till alla medlemmar – med en liten lathund till hur man läser den, vad posterna står för och vad noterna betyder? Då tar det inte tid från mötet, men alla är mer pålästa och förhoppningsvis mer motiverade att gå.

Punkt 4 – ännu mer information

Varför inte skicka ut en förklaring på hur årsmötet fungerar, vad man ska tänka på och förbereda sig och varför det är viktigt till medlemmarna. Varför inte ha en hemsida med tillgänglig bakgrundsinformation så att man kan läsa in sig innan.

Om man ska prata om något speciellt, som idag när radonmätning var en av punkterna, tycker jag att någon i styrelsen kan förbereda en liten inledning till ett ämne. Om vi tar radon som exempel: berätta vad radon är, gränsvärden, historik, varför gör man mätningar, vad kan hända om värdena är för höga, vad gör föreningen.

Idag blev det bara stor oro hos de flesta och viss ilska, när styrelsen försvann iväg för att ha konstituerande möte och en tekniker lämnades kvar för att informera. Det slutade med att till och med jag gick in och styrde upp lite, som har gjort radonmätningar förut och informerat om dem.

Mina slutsatser

  • Måna om dem som är målgruppen – vad är syftet med mötet? Vad kan ett effektivt och involverande möte generera i framtiden? (Ja, fler aktiva medlemmar i föreningen)
  • Se till att alla känner sig involverade och delaktiga – bara en sån enkel sak som att höra vad som sägs.
  • Förebygg frågor, tidsslöseri, och skapa engagemang hos medlemmarna genom att ge dem information. Lättfattlig information.
  • Låt mötet ta tid, men klipp tidstjuvar. Det är trots allt oftast bara ett möte per år. Det är viktigt.

Så. Kan vi enas om att försöka göra bättre möten framöver?

————————————————————————————————–

Disclaimer: Jag var sekreterare i min förra förening. Jag såg inte till att våra årsmöten var exemplariska, nej. Men jag hade hand om information och byggde föreningens hemsida (som är ful, men informativ och tyvärr dåligt uppdaterad). Den fick en hel del uppskattning. 

Gillade du det här inlägget? Då kanske du också gillar dessa